Regulamin zgłoszeń

Procedura zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

Niniejsza Procedura stanowi akt wewnętrzny Urzędu Gminy Komorniki i nie wyłącza postanowień Regulaminu Pracy i Regulaminu Organizacyjnego przyjętych w Urzędzie, jak również przepisów powszechnie obowiązujących. Przedmiotem Procedury jest zgłaszanie wewnętrznych naruszeń prawa, które wystąpiły lub mogą wystąpić w związku z wykonywaniem zadań ustawowych przez Urząd Gminy Komorniki.

Celem procedury jest:

stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
poprawa społecznej percepcji działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości;
ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa,
propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

umożliwia jawne i poufne dokonywanie zgłoszeń,
gwarantuje rzetelną, obiektywną i terminową obsługę zgłoszeń,
zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§1. [Definicje]

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie

w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

2) działania następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny

w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

i podejmowania działań następczych;

3) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył

w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane

z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym,

w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

5) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

6) sygnalista/osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym

z pracą;

7) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

8) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub osoba prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;

9) zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w Urzędzie Gminy Komorniki, w którym osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub osoba, która utrzymuje lub utrzymywała kontakt z Urzędem Gminy Komorniki

w kontekście wykonywanej pracy;

10) Wójt – Wójt Gminy Komorniki;

11) Urząd – Urząd Gminy Komorniki;

12) Zespół – powołany przez Wójta Gminy Komorniki Zespół ds. obsługi zgłoszeń.

§ 2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa wymienione w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, będące działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście przepisów prawa dotyczące w szczególności:

1) zamówień publicznych;

2) usług, produktów i rynków finansowych;

3) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo,

fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.;

4) naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;

5) bezpieczeństwa transportu;

6) ochrony środowiska;

7) zdrowia publicznego;

8) ochrony konsumentów;

9) ochrony prywatności i danych osobowych;

10) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

11) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

12) bezpieczeństwa żywności i pasz;

13) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

§ 3. [Zakres stosowania i adresaci]

1. Do przestrzegania postanowień Procedury zobowiązani są obecni, byli i potencjalni pracownicy Urzędu oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, czy podobnym charakterze, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia, stażu pracy.

2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1) Wójt, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:

a) zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,

c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,

d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;

2) Sekretarz Gminy Komorniki – sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;

3) Zespół ds. obsługi zgłoszeń powołany odrębnym zarządzeniem, utworzony w celu bieżącej obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) przyjmowanie zgłoszeń,

b) prowadzenie rejestru zgłoszeń,

c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,

d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,

e) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,

f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,

g) ochronę sygnalistów i osób im pomagającym;

h) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

4) Pracownicy Urzędu, w szczególności:

a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,

b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego

o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach,

c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,

d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,

e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§ 4. [Zasady etyczne]

Urząd gwarantuje przestrzeganie w ramach swojego funkcjonowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, norm i standardów etycznych i moralnych, a także dobrych obyczajów i zasad kultury. Urząd akceptuje i popiera wśród swoich pracowników zachowania oparte wyłącznie na kulturze osobistej, etyce, moralności, poszanowaniu praw człowieka i pracownika, uczciwości, zasadach współżycia społecznego oraz odpowiedzialności, w szczególności tych opisanych w Kodeksie Etyki pracowników samorządowych w Urzędzie Gminy Komorniki oraz zapobiega przypadkom wystąpienia konfliktu.

§ 5. [Ustalone kanały zgłoszeń]

1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, sygnalista korzysta z ustalonych w Urzędzie kanałów zgłoszeń:

1) elektroniczny system o nazwie Sygnalizuj.pl, w ramach którego pod adresem komorniki.sygnalizuj.pl udostępniony jest formularz on-line do składania zgłoszeń zgodnie z instrukcją wskazaną w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany tylko sygnaliście. Sygnalista ma wgląd do procesu obsługi zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Urząd;

2) osobiście lub telefonicznie do upoważnionego członka Zespołu. Upoważniony pracownik, do którego zgłoszono naruszenie tym kanałem, dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, stanowiący załącznik nr 1 do Procedury.

2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w niniejszej Procedurze kanałów zgłoszeń nie będą rozpatrywane.

3. Ustalone kanały zgłoszeń nie dotyczą zgłoszenia zewnętrznego, które można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 6. [Składanie zgłoszeń]

1. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1 mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie Wójta. Osoby upoważnione obowiązane są do zachowania tajemnicy.

3. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

4. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osoby, której zgłoszenie dotyczy;

4) kategorię naruszenia prawa;

5) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;

6) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;

7) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia;

8) dane kontaktowe do udzielenia informacji zwrotnej.

5. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

6. W przypadku, gdy zgłoszone naruszenie nosi znamiona przestępstwa, wówczas informacja o tożsamości sygnalisty oraz osób których dotyczy zgłoszenie zostaje przekazana organom ścigania. Procedura zgłaszania naruszeń nie powinna być wykorzystywana do pomijania powszechnie przyjętych sposobów informowania o naruszeniach, w szczególności poprzez zgłoszenie naruszenia lub podejrzenia jego popełnienia do przełożonego. Procedura powinna być stosowana tylko w przypadku podejrzenia, że wykorzystanie tradycyjnych kanałów komunikacji może okazać się nieodpowiednie lub nieskuteczne, lub prowadziłoby do ujawnienia tożsamości sygnalisty, który pragnie pozostać anonimowy.

7. Zabronione jest wykorzystywanie zasad dotyczących zgłaszania naruszeń w sposób uwłaczający pracownikowi Urzędu oraz w złej wierze, w szczególności dla celowego lub umyślnego szkodzenia współpracownikom.

8. Tryb zgłaszania określony Procedurą nie służy do zgłaszania przypadków dotyczących prywatnego życia pracowników Urzędu lub ich konfliktów pracowniczych, jeśli one nie wiążą się bezpośrednio z działalnością Urzędu i nie powodują naruszenia.

§ 7. [Przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń]

1. Przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z sygnalistą został powierzony Zespołowi upoważnionemu przez Wójta.

2. Po złożeniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie siedmiu dni od daty otrzymania zgłoszenia.

3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie Zespół ma prawo zwrócić się do Sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

4. Zespół może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Urzędzie, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

6. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może być zostać powołany jako członek Zespołu w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej Urzędu. W takim wypadku Wójt upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy ekspert nie należy do struktury Urzędu, nie jest on członkiem Zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu, ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty, czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.

7. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek Zespołu powinien też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka Zespołu, Wójt wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia, jeśli inni członkowie Zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć zgłoszenia.

8. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

9. Członkowie zespołu nie mogą podlegać żadnym naciskom ze strony Wójta oraz jakichkolwiek innych osób. W wykonywaniu swoich zadań określonych w Procedurze, pozostają niezależni.

10. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu Zespół ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa.

11. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

12. W wyniku przeprowadzonych działań następczych, zgłoszenie może być uznane za:

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub powiadamiane organy ścigania;

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

13. Wyniki działań następczych przedstawiane są sygnaliście w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować sygnalistę, o ile wybrany przez niego kanał zgłoszenia na to pozwala.

14. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

§ 8. [Rejestr zgłoszeń]

1. Zgłoszenia rejestrowane są przez Zespół. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Procedury.

2. Rejestr zgłoszeń zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;

4) adres do kontaktu sygnalisty, a tym adres e-mail;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane są przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

§ 9. [Ochrona sygnalisty]

1. Na mocy Procedury zapewnia się anonimowość sygnalistów zgłaszających naruszenia bądź uzasadnione podejrzenie ich wystąpienia. Urząd i jego pracownicy zobowiązują się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań związanych z zamiarem odkrycia tożsamości sygnalistów, o ile pragną oni pozostać anonimowi.

2. Zespół chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań odwetowych, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.

3. Sygnaliści podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

4. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenia dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

5. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 10. [Przetwarzanie danych osobowych]

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

3. Dane osobowe są usuwane w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§11. [Postanowienia końcowe]

1. Urząd udostępnia Procedurę do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla pracownikówi osób współpracujących oraz przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę do świadczenia pracy bądź usług lub pełnienia funkcji w Urzędzie.

2. Postanowienia Procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.